Spring til hovedindhold
Til Knowits hjemmeside

CASE

EWII

Digitalisering af PDF-fakturaer med kunstig intelligens

ENERGI

EWII ville frigøre tid, forbedre datakvalitet og skabe en mere stabil fakturaproces. Sammen udviklede vi en AI-løsning, der aflæser PDF-fakturaer med høj præcision og lærer af hver eneste rettelse.

    AI
    Digital Services

Fra tung manuel fakturahåndtering til intelligent arbejdsgang, der bliver klogere over tid.

EWII stod med en omfattende, manuel proces for indlæsning og behandling af PDF-fakturaer. En proces, der både var tidskrævende, fejlbehæftet og svær at skalere. I samarbejde med Knowit blev der udviklet en AI-drevet løsning, der automatiserer digitaliseringen af PDF-fakturaer og samtidig lægger fundamentet for fremtidig digitalisering og datadrevet rapportering. 

UDFORDRINGEN

For meget manuelt arbejde i bogholderiet – og løsninger der ikke ramte rigtigt

I bogholderiet hos EWII blev der dagligt brugt meget tid på at aflæse og kontrollere PDF fakturaer — især fordi formatet varierer, og data blev placeret forkert. De eksisterende systemer kunne ikke håndtere aflæsningen godt nok og skabte fejl og var tidskrævende.

  • Fakturaer blev fejlaflæst og stoppede flowet
  • Nye leverandørers PDF-fakturaer bremsede processer
  • Brugerne kunne ikke stole på datakvaliteten 

Arbejdsgangene var tunge og med manuelle rutiner. 

Knowit har en stærk viden om moderne AI og om, hvordan man omsætter det til en reel forretningskontekst. Det giver stor værdi, når man som virksomhed står med et konkret problem, men ikke nødvendigvis kender de teknologiske muligheder til løsningen.

Michael Stig Bondesen

Økonomichef, EWII

Det var ikke ønsket om "AI for AI’s skyld". Det var ønsket om et stabilt, brugervenligt flow, hvor PDF-fakturaer kan behandles korrekt – første gang. 

Opgaven startede som et eksperiment: Hvad er egentlig problemet? Hvor opstår friktionen? Og hvilken teknologi giver mening – hvis nogen? 

LØSNINGEN

En custom AI-model, bygget på EWIIs egne data – og i tæt samspil med brugerne

I stedet for at implementere en standard løsning, udviklede Knowit en custom trænet model, der er baseret på EWIIs egne fakturaer og arbejdet med de mennesker, der faktisk sidder med opgaven. 

Løsningen består af: 

  • En specialtrænet OCR-model (Azure) til at udtrække fakturadata 
  • En intuitiv konsol hvor brugerne kan se aflæsning, rette eventuelle fejl og frigive fakturaer 
  • Et gentrænings-loop, hvor udvalgte PDF-fakturaer bruges til at forbedre modellen løbende 
  • Automatisk overførsel til EWIIs bogføringssystem, samt lagring af data til andre analyser 

Det der gør Knowit stærke, er deres evne til at tage vores idéer og få dem oversat til noget, der giver mening teknisk. De får forretningens tanker gjort klare og gør det tydeligt, hvordan det kan sættes i spil i en digital sammenhæng.

Michael Stig Bondesen

Økonomichef, EWII

Det særlige her er ikke kun teknologien, men tilgangen: 

Vi vidste ikke på forhånd, at AI var løsningen. Vi fandt ud af det sammen – gennem eksperimenter, læring og justeringer undervejs.

Natasha Yuen Christiansen

Senior Client Manager, Knowit

Brugerne blev inddraget tidligt via en UX-workshop, hvor pains og workflows blev kortlagt. Det sikrede høj adoption – og en løsning, der passer til hverdagen. 

RESULTATET

Hurtigere arbejdsgange, højere datakvalitet – og en løsning, der bliver bedre dag for dag

EWII har nu: 

  • Et stabilt og effektivt flow for PDF fakturahåndtering 
  • Reduceret manuelt arbejde 
  • Højere træfsikkerhed i aflæsningen af data 
  • Korrekte data i ERP, også ved nye hidtil ukendte PDF layout 
  • Et system, der løbende kan trænes,  
  • Et datagrundlag, der kan bruges i bogføringen, controlling og andre formål som for eksempel ESG-/CSRD-rapportering 

… og under motorhjelmen sker der noget ret smart: 

Vores løsning skal ramme over 80 % træfsikkerhed på aflæsning af PDF fakturadata. De resterende behandles i en overskuelig og hurtig manuel proces. Vi sætter selv det konfidensmål, som vi vurderer som godt nok til fuld automatisk behandling. Det kan justeres efterhånden som vores OCR-model bliver bedre gennem den løbende træning. 

Med andre ord: 
Løsningen trænes, så systemet lærer af præcis de datapunkter, den ikke ramte første gang. Og det øger evnen til at genkende hidtil ukendte PDF fakturaer på grundlag af primært danske fakturaer.  

Det betyder, at datakvaliteten bliver løftet uden ekstra kompleksitet for brugerne. 

Vi tænker data før systemer, og her matcher Knowit os virkelig godt. Vi starter med et lille eksperiment, ser om det kan virke, og bygger først løsningen bagefter. Det giver både tempo og en sikkerhed i processen, som vi sætter stor pris på.

Olaf Spliid

Senior Project manager, EWII

Næste skridt

På tegnebrættet med EWII er der nu:  

  • Fakturalinjer i datamodellen 
  • Flere dokumenttyper (fx følgesedler) 
  • Detaljeret datagrundlag til controlling 

EWII og Knowit samarbejder fortsat om både drift og nye digitaliseringsinitiativer. 

Er du nysgerrig på de digitale transformationsmuligheder i din forretning?

Kontakt os, hvis du søger kompetent sparring eller ønsker at indlede en uforpligtende dialog om jeres ambitioner og digitale muligheder.

Natasha Christiansen

Senior Strategy Consultant