DGI-byen er i samarbejde med Knowit lykkes med at indføre Robotic Process Automation (RPA) til glæde for økonomiafdelingens daglige arbejde. DGI-byen rummer mange forskellige forretningsenheder, herunder hoteldrift, bowling, vandkulturhus samt café og restaurant. Disse forskellige enheder benytter en række af systemer, hvilket medfører en høj grad af trivielt og manuelt arbejde for medarbejderne. Med implementeringen af RPA-værkøjet er det lykkedes DGI-byen at automatisere en række manuelle processer, der allerede har givet store besparelser, svarende til et årsværk.
En af DGI-Byens store daglige udfordringer er, at deres omsætning genereres ud fra de mange forskellige forretningsenheder. Med disse mange forretningsenheder følger forskellige systemer, som i udgangspunktet ikke arbejder sammen. Derfor har det hidtil været en manuel proces at bogføre i NAV, DGI-byens ERP-system. Målet for DGI-Byens økonomiafdeling var derfor at reducere tidsforbruget på den daglige bogføring, for derved at frigøre ressourcer til andre opgaver.
I et forløb, der strakte sig over fire måneder, kortlagde Knowit fem processer i tæt samarbejde med DGI-Byens økonomimedarbejdere. Disse processer blev efterfølgende automatiseret med RPA. Vi valgte at udføre automatiseringen i et af de førende RPA-værktøjer, UiPath. De fem processer omhandlede forskellige typer af bogføringsfiler, som derfor skulle behandles på forskellig vis. Eksempelvis skulle nogle typer rekvireres fra kildesystemerne, som så blev modtaget på mail. Generelt set krævede flere af filerne behandling, før en indlæsning i NAV var mulig.
Løsningen på DGI-byens udfordring blev at automatisere nogle af virksomhedens eksisterende processer ved hjælp af RPA, hvilket har givet en besparelse svarende til et årsværk. Samtidig med dette er økonomimedarbejderne blevet så glade for at få fjernet nogle af de trivielle, manuelle opgaver, at robotten i daglig tale nu går under navnet Roberta.
